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Preguntas frecuentes

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Personas voluntarias

 

¡Claro! Si eres voluntario o voluntaria puedes hacer uso de VOLUNCLOUD tanto desde la plataforma web, como desde tu dispositivo móvil mediante la App disponible en Google Play y AppStore. 

NOTA: Actualmente se está actulizando la App con los nuevos servicios que se ofrecen en la web, este proceso durará un tiempo, por lo que, en ese tiempo, la app solo estará disponible para realizar el match entre personas y ofertas de voluntariado.

 

¡Qué buena pregunta! Antes de iniciar tu registro estaría genial que pudieras leer estas recomendaciones para personas voluntarias. Seguro que así se resuelven muchas de tus próximas dudas. 

Voluncloud te va a abrir un universo de posibilidades de ofertas de voluntariado, donde podrás conocer entidades de todo el territorio español, cuáles son sus ofertas y colaborar con ellas desde el inicio hasta el fin de tu actividad voluntaria: registro de documentación, registro de actividad, chat con tu referente de voluntariado, y mucho más.

¡Todo está en Voluncloud!

Fácil, solamente debes ir a tu perfil:

Después desliza hacia abajo en esa pantalla y encontrarás “Mis preferencias

Completa los campos obligatorios, envía la información y ya lo tienes.

Desde el equipo de Voluncloud no gestionamos la comunicación que las entidades tienen con el voluntariado. Sino impulsamos y visibilizamos los proyectos de voluntariado de las entidades y acercar de manera sencilla la acción voluntaria a la sociedad civil. Además de ofrecer una herramienta que asegure el cumplimiento normativo durante toda la actividad voluntaria.

Si estás muy interesado/a en una oferta de oluntariado y la entidad no te h acontestado siempre puedes intentar contactar con la entidad a través de la información que proporciona. 

Bien, todo comienza por encontrar la oferta en la que quieras colaborar. Una vez hayas enviado tu interés, la entidad podrá Aceptar tu colaboración o Rechazarla. Si la acepta, te pedirá que adjuntes la documentación necesaria para comenzar así tu actividad de voluntariado.

El seguimiento de toda la actividad puedes hacerla desde la pestaña “Mi actividad voluntaria” que aparece en el panel izquierdo.

En la parte derecha verás una pestaña en la que hay tres iconos: 

  • Calendario 

  • Chat  

  • Notificaciones 

Todas ellas sirven para mantenerte informado/a del estado de tu actividad voluntaria, así como para comunicarte, a través del chat, con tu responsable del voluntariado.  

Desde la pestaña “Mi actividad voluntaria” dándole a +Info

Una vez dentro de los detalles de la actividad voluntaria verás en la parte derecha toda la información generada en el proceso.

Desde la pestaña “Mi actividad voluntaria” dándole a +Info verás en la parte derecha toda la documentación asociada a ese proceso. Y, al lado de cada documento encontraras un icono desde el que podrás: eliminar el documento, descargarlo o volverlo a hacer de nuevo. 

Según la Ley del Voluntariado 45/2015 del 15 de octubre, las personas a partir de 12 años pueden realizar voluntariado.

Para acceder a Voluncloud, tendrás que hacer lo siguiente:

- Personas entre 12 y 14 años. Será necesario el consentimiento por parte de tu tutor/a legal. Obtendrás toda la información cuando realices tu inscripción.

- Personas entre 14 y 18 años. Solo será necesario que aceptes las condiciones del programa para menores de edad. También obtendrás la información cuando realices tu inscripción.

¡Con Voluncloud también puedes registrar las horas que dedicas a realizar voluntariado! 

Tienes que entrar en tu actividad voluntaria, encontrarte en la fase de seguimiento, y revisar las actividades que te ha asignado tu responsable de voluntariado. Desplegando cada una de ellas podrás añadir “Nuevo registro” indicando la fecha y el tiempo dedicado. 

Esta información debe ser validada por el responsable de voluntariado. 

Debes entrar con tu usuario y contraseña, después ve a Mi perfil y baja hasta el final, verás el botón Darme de baja. 

Este es un proceso automático, por lo que en el momento en el que lo solicites te pediremos una confirmación previa y, en el caso de confirmar, tu baja se realizará al momento.  A partir de ese momento no recibirás ningún tipo de notificación ni podrás acceder al sistema de búsqueda de voluntariado. 

¡Sí, claro! Desde tu actividad voluntaria, debajo de las actividades que tienes asignada, encontrarás los botones: 

  • Solicitud de suspensión temporal. Le llegará tu petición a la persona responsable del voluntariado y se pondrá en contacto contigo para aceptar o rechazar dicha solicitud. 

  • Solicitar cierre. Le llegará tu petición a la persona responsable del voluntariado y se pondrá en contacto contigo para aceptar o rechazar dicha solicitud. 

¡Qué bien, enhorabuena! Para obtener tu diploma es muy fácil, ve a la parte derecha -> “Documentación del proceso” y descárgalo. 

Si necesitas cualquier modificación, usa el chat para hablar con tu responsable del voluntariado. 

¡Encantadas de escucharte! Hemos preparado un brevísimo formulario en el que nos podrás decir cómo ha sido tu experiencia. Lo encontrarás en la parte derecha de tu Actividad Voluntaria en el apartado Cuestionarios y Encuestas. 

El programa vol+ es un sistema de reconocimiento de competencias obtenidas a través de la acción voluntaria que ha diseña la Plataforma del Voluntariado de España. 

Para poder iniciar un Solicitud de reconocimiento debe haberte presentado la entidad en la que has realizado voluntariado por un mínimo de 35 horas. 

¿qué te recomendamos? Que contactes con la entidad es la que estás haciendo o has hecho voluntariado, proponles que se registren en Voluncloud para poder adherirse al programa vol+ y, después de ello, ya pueden presentarse para iniciar tu proceso de reconocimiento de competencias. 

Aquí te dejamos más información sobre vol+ 

El programa vol+ es un sistema de reconocimiento de competencias obtenidas a través de la acción voluntaria que ha diseña la Plataforma del Voluntariado de España. 

Este cuenta con varios perfiles participantes, entre ellos, las personas evaluadoras. Que en definitiva son tutores y tutoras que acompañan en el proceso de reconocimiento de competencias a las personas voluntarias.  

Si quieres conocer más, entra en la oferta de voluntariado y lee toda la información. Si quieres seguir adelante deberás de darle al botón “Colaborar en este proyecto” y recibiremos tu candidatura. 

La Plataforma del Voluntariado de España, actúa únicamente como intermediaria para facilitar la conexión entre entidades que requieren servicios voluntarios y personas voluntarias interesadas en participar en dichas actividades. Al utilizar la Plataforma, tanto las entidades como las personas voluntarias reconocen y aceptan expresamente las siguientes condiciones: 

 

  • Intermediación: La Plataforma actúa como un intermediario neutral y no asume ninguna responsabilidad por la calidad, seguridad o legalidad de las actividades voluntarias realizadas por las entidades o personas voluntarias. La Plataforma no es parte en ninguna relación voluntaria establecida a través de su servicio. 

 

  • Autonomía de las Partes: Las entidades y personas voluntarias deben proporcionar información precisa y actualizada durante el proceso de registro. Las entidades y las personas voluntarias son responsables de evaluar mutuamente sus respectivas idoneidades y habilidades. La Plataforma no garantiza la veracidad de la información proporcionada por las entidades o personas voluntarias ni verifica la idoneidad de ninguna de las partes. 

 

  • Liberación de Responsabilidad: Las entidades y las personas voluntarias liberan expresamente a la Plataforma, así como a sus empleados, directores, agentes y afiliados, de cualquier responsabilidad, reclamación, daño o pérdida surgida de o en conexión con las actividades voluntarias, incluidos, entre otros, lesiones personales, daños a la propiedad y cualquier otro tipo de perjuicio. 

 

  • Decisiones Independientes: La Plataforma no tiene control sobre las decisiones tomadas por las entidades o personas voluntarias y no puede garantizar el éxito o el resultado de cualquier actividad voluntaria. Cada entidad y persona voluntaria actúa de manera independiente y asume la responsabilidad total de sus acciones y del cumplimiento de la legalidad vigente. 

Entidades

¡Qué buena pregunta! Antes de iniciar el registro te recomendamos leer estas recomendaciones para entidades voluntarias.

Lo primero, tenemos que completar el registro como entidad de voluntariado. Recuerda que si no eres una entidad no lucrativa no vas a poder participar como entidad en Voluncloud, ya que así lo indica la Ley 45/2015 de Voluntariado.

En la página principal veras el texto Accede a nuestro portal a continuación haz clic en 'entidades' Introduce tu email y contraseña y ya estás dentro. 

Puedes modificar la información de tu perfil siempre que quieras. De hecho, te animamos a mantener estos actualizados 

¡Muchas cosas! Pero empecemos por el principio. Voluncloud se puede utilizar de manera segmentada. Puedes utilizarla como herramienta integral para la gestión de tus personas voluntarias o puedes usarla es fases aisladas de esta gestión.

Las acciones que vas a poder realizar son:

- Publicación de ofertas de voluntariado

- Aceptación de personas voluntarias en tu oferta

- Gestión documental (acuerdo de voluntariado, certificado antecedentes penales, etc)

- Registro de actividades de la persona voluntaria

- Comunicación con la persona voluntaria a través de chat y calendario

- Generación de diploma

- Exportación de registro de personas voluntarias

Ten en cuenta que algunas de las fases son dependientes de anteriores, por lo que, si quieres llegar a generar el diploma deberás haber registrado la documentación básica, así como las actividades y horas de voluntariado que ha realizado la persona voluntaria.

En las siguientes preguntas profundizaremos poco a poco en cada uno de estos apartados

Una oferta de voluntariado es la puerta de acceso a la actividad voluntaria de la entidad.

Las personas interesadas en buscar una oferta de voluntariado lo primero que verás es esta oferta.

Para crearla, tanto responsable de entidad como referente de oferta podrán crear una Nueva Oferta

La oferta de voluntariado se cierra a la fecha de fin de proyecto, pasada esa fecha no se reciben más candidaturas y, por lo tanto, no estará visible en el buscador de ofertas.

Los perfiles de Universo Voluncloud se usan para personalizar la experiencia de los diferentes usuarios administrando su interacción que implica el acceso a unas funcionalidades u otras. 

En Universo Voluncloud, para entidades, hay 2 perfiles claramente definidos. 

  • Responsable de entidad 

  • Usuario que se crea en el mismo momento del registro de la entidad 

  • Permisos totales de acceso y edición que son los siguientes: 

  • Crear nuevos usuarios (profesionales) de Universo Voluncloud 

  • Añadir perfiles de usuarios (responsable de entidad y/o referente de oferta) 

  • Cambiar el perfil de usuarios 

  • Acceder a todas las ofertas 

  • Acceder a todos los proyectos 

  • Crear proyectos (acción única del referente) 

  • Crear ofertas 

  • Crear actividades en todos los proyectos (acción única del referente) 

  • Asignar/modificar referentes de ofertas 

  • Asignar personas voluntarias a ofertas 

  • Asignar personas voluntarias a actividades 

  • Cambiar estados de la actividad voluntaria 

  • Validar horas 

  • Referente de oferta 

  • Usuario creado por el responsable de entidad 

  • Permisos parciales de acceso y edición que son los siguientes: 

  • Utilizar chat con las personas voluntarias de las que es referente 

  • Utilizar calendario con las personas voluntarias de las que es referente 

  • Crear ofertas de voluntariado 

  • Aceptar personas voluntarias 

  • Activar procesos de voluntariado 

  • Asignar personas voluntarias a actividades 

  • Registrar horas 

  • Validar/modificar horas 

  • Acceder a documentación de las personas voluntarias de las que es referente 

  • Acceder y gestionar actividades voluntarias de personas en las que está como referente 

  • Cambiar estados de la actividad voluntaria de las que es referente 

 

Un usuario dentro de su categoría puede tener más de un perfil, por ejemplo, un Profesional de la entidad puede ser Persona Responsable de la entidad y Persona referente, a la vez, y podrá usar las funcionalidades de ambos perfiles. 

Es importante tener en cuenta que el perfil del usuario está asociado al correo electrónico, por lo que si una persona está empleada en una organización usará un email diferente al que pueda tener como persona interesada en encontrar ofertas de voluntariado a nivel individual. 

 

Por ejemplo: lolaperez@entidadsocial.org -> Referente de entidad X

lolaperez@gmail.org -> Persona voluntaria en Universo Voluncloud

 

En el área Privada de la entidad se puede encontrar un espacio, en la parte izquierda, llamado Proyecto. Se entiende como proyecto a la agrupación de actividades que pueden ser asignadas a la persona voluntaria.

El registro de proyectos agrupará, por cada uno de ellos, varias actividades. Las cuales se asignarán a personas voluntarias.

Cada persona voluntaria puede tener asignadas actividades de diferentes proyectos que estén en vigor.

Desde el apartado de Mis Proyectos se podrá ver las personas asignadas a cada actividad, su estado y acceder directamente a los detalles de su actividad voluntaria:

Empecemos por el principio. Con tu registro en Universo Voluncloud puedes gestionar al completo las personas voluntarias que colaboran en tu organización.

Empieza publicando una oferta en el espacio Ofertas Voluntariado. Las personas que muestren su interés en esa oferta te aparecerán en el apartado Procesos de Voluntariado. Y, es ahí donde comienza la gestión.

Toda la gestión de personas voluntariado la encontrarás en el apartado de Procesos de Voluntariado viendo la información principal: Nombre, estado, oferta en la que participa, proyecto y acciones.

Y, para gestionar la actividad propia deberás hacer clic sobre el Detalle de la persona:

 

Podrás usar los filtros para buscar más rápido las personas. Por ejemplo, personas que tiene su estado como voluntario activo en la oferta X.

Por supuesto, podrás descargar el registro de las personas voluntarias, sea cual fuere el estado en el que se encuentran. Para ello, usa los filtros de búsqueda y, después, haz clic en el botón que indica Exportar procesos

Tras la publicación de la oferta, se recibirán candidaturas de personas interesadas en participar en la oferta. Y ahí es dónde se comienza la fase de captación y selección, la cual conlleva las siguientes actividades:

- Aceptar o Rechazar candidatura

- Tras Aceptar la candidatura se solicita la documentación necesaria para la actividad de voluntariado

- Una vez el referente de oferta recibe y valida la documentación podrá Activar o Desestimar el proceso de voluntariado

Bien, la persona candidata a la oferta de voluntariado ya es oficialmente persona voluntaria de nuestra entidad, ya que así lo hemos validado a través de documentación y activación del proceso.

A partir de ese momento y, hasta el cierre, la persona se encontrará en fase de seguimiento. Esta fase conlleva las siguientes actividades:

  • Consulta del detalle del progreso: documentación general, documentación del proceso, estado, etc
  • Asignación de actividades
  • Registro de horas
  • Validación de horas
  • Opción de pasar a suspensión temporal
  • Cierre de proceso de voluntariado

Desde la fase de Seguimiento -> Cerrar Proceso -> Fase de Cierre. En esta se realizarán preguntas a la persona referente que determinen los motivos del cierre, la fecha fin del vigor del seguro, etc

Entre otras, se plantea la pregunta de Quiero que se genere el diploma. En el caso de ser marcado, aparecerá un botón de Generar diploma. En el momento que la persona referente de la oferta haga clic sobre él se descargará y le aparecerá a la persona voluntaria su diploma en la parte derecha de la pantalla -> Detalle del proceso -> Documentación del proceso.

IMPORTANTE: Una vez cerrado el proceso no se podrá editar ninguna actividad. En el caso de errores, la persona referente de oferta deberá ponerse en contacto con el servicio de soporte para explicar el caso y solicitar la modificación: voluncloud@plataformavoluntariado.org

El cierre del proceso implica que la persona voluntaria la a completar definitivamente su actividad. Esto puede originarse de dos formas:

- A solicitud de la persona voluntaria -> La persona referente de oferta podrá aceptar o rechazará esta solicitud

- Cierre directo iniciada por el referente de oferta

Hay que tener en cuenta que, una vez cerrado el proceso NO se podrá modificar ningún dato de la actividad voluntaria. Sí se podrá descargar la documentación del proceso tantas veces como se necesite.

A partir de este momento el proceso de voluntariado aparecerá en procesos Inactivos.

¿Cómo volver a activar el proceso? No se puede volver a activar el proceso.

La suspensión temporal implica que la persona voluntaria va a pausar su actividad voluntaria temporalmente. Esto puede originarse de dos formas:

- A solicitud de la persona voluntaria -> La persona referente de oferta podrá aceptar o rechazará esta solicitud

- Suspensión temporal directa iniciada por el referente de oferta

Hay que tener en cuenta que, NO se podrán registrar actividades en el tiempo que una persona voluntaria ha estado en estado de suspensión temporal.

En cualquiera de las dos situaciones listadas, el proceso de voluntariado aparecerá en procesos Inactivos.

¿Cómo volver a activar el proceso? Solo podrá hacerlo el referente de oferta. El chat seguirá estando disponible y la persona voluntaria podrá solicitar la reactivación del proceso a través de esta herramienta.

Debes entrar con tu usuario y contraseña, después ve a Datos de la entidad y baja hasta el final, verás el botón Solicitar baja. 

Este NO es un proceso automático, el equipo de Voluncloud recibirá tu solicitud y procederá a ponerse en contacto contigo para confirmar tu baja del sistema. 

El programa vol+ es un sistema de reconocimiento de competencias obtenidas a través de la acción voluntaria que ha diseña la Plataforma del Voluntariado de España.

En él las entidades de voluntariado tiene un papel clave para promocionar la participación de sus personas voluntarias. Solo se podrán proponer a personas que cuenten con un mínimo de 35 horas.

Para comenzar, la entidad debe Solicitar la Adhesión vol+, a partir de ahí la persona responsable del programa se pondrá en contacto con vosotros y se indicarán los pasos a seguir.

Como entidad no puedes acceder a tu perfil desde el smartphone. El perfil del entidad está pensado para la gestión de voluntariado desde un ordenador. 

La Plataforma del Voluntariado de España, actúa únicamente como intermediaria para facilitar la conexión entre entidades que requieren servicios voluntarios y personas voluntarias interesadas en participar en dichas actividades. Al utilizar la Plataforma, tanto las entidades como las personas voluntarias reconocen y aceptan expresamente las siguientes condiciones:

 

Intermediación: La Plataforma actúa como un intermediario neutral y no asume ninguna responsabilidad por la calidad, seguridad o legalidad de las actividades voluntarias realizadas por las entidades o personas voluntarias. La Plataforma no es parte en ninguna relación voluntaria establecida a través de su servicio.

 

Autonomía de las Partes: Las entidades y personas voluntarias deben proporcionar información precisa y actualizada durante el proceso de registro. Las entidades y las personas voluntarias son responsables de evaluar mutuamente sus respectivas idoneidades y habilidades. La Plataforma no garantiza la veracidad de la información proporcionada por las entidades o personas voluntarias ni verifica la idoneidad de ninguna de las partes.

 

Liberación de Responsabilidad: Las entidades y las personas voluntarias liberan expresamente a la Plataforma, así como a sus empleados, directores, agentes y afiliados, de cualquier responsabilidad, reclamación, daño o pérdida surgida de o en conexión con las actividades voluntarias, incluidos, entre otros, lesiones personales, daños a la propiedad y cualquier otro tipo de perjuicio.

 

Decisiones Independientes: La Plataforma no tiene control sobre las decisiones tomadas por las entidades o personas voluntarias y no puede garantizar el éxito o el resultado de cualquier actividad voluntaria. Cada entidad y persona voluntaria actúa de manera independiente y asume la responsabilidad total de sus acciones y del cumplimiento de la legalidad vigente.

Entidades Colaboradoras

Oxfam
Cruz Roja
Asociación española contra el cáncer
Cáritas
Save the children
Manos unidas